Kaj je formalno pismo:
Uradno pismo je a dokument, katerega vsebina se nanaša na institucionalno, poslovno, delovno, politično, finančno, akademsko temo, med drugim v kateri se uporablja formalni in prisrčen jezik.
Uradno pismo je dopisovanje, ki je običajno v primerih, ko želite vložiti prošnjo, priporočilo, predstavitev, zahvalo, zahtevek, odstop ali razkriti posebne informacije, ki vas zanimajo.
V tem smislu uradno pismo ustreza določenim elementom in značilnostim, ki ga razlikujejo od neformalnega pisma ali drugih vrst pisnih sporočil. Prav tako je njegova struktura sestavljena iz treh osnovnih delov, ki so naslov, predstavitev informacij in slovo.
Uradno pismo omogoča komunikacijo med dvema osebama, ki se na splošno ne poznata, zato je poudarek na natančnem pisanju, predstavitvi idej, uporabi prisrčnega, spoštljivega in formalnega jezika ter drugim elementom.
Zato se pri tej vrsti črk izogibajo črkovalnim napakam, črtanjem, izbrisom, nečitljivim rokopisom, uporabi poštark in poznemu odgovoru.
Elementi formalnega pisma
Uradno pismo vsebuje vrsto elementov, ki jih je treba spoštovati, da lahko izpolni svojo komunikacijsko funkcijo in ustvari odgovor na omenjene informacije. Spodaj so navedeni glavni elementi uradnega pisma.
- Pismo: podatki o pošiljatelju, ki med drugim vključujejo telefonsko številko, naslov, e-pošto.
- Ime prejemnika: oseba, na katero je pismo naslovljeno.
- Kraj in datum od trenutka, ko je pismo napisano.
- Pozdrav ali glava: napisano je s pomočjo formul vljudnosti in spoštovanja ter pred temo pisma.
- Predmet ali uvod kratko o razlogu za pismo.
- Telo sporočila: To je najpomembnejši del pisma, ker so razlogi za to izpostavljeni in razviti.
- Odpuščen: sestavljen je iz odstavka, v katerem je glavna ideja zaprta, in prisrčnega slovesa.
- Trdno: vpiše se ime pošiljatelja in njegov položaj.
Značilnosti uradnega pisma
Značilnosti uradnega pisma so povzete v predstavitvi skladnih, kratkih, spoštljivih informacij, ki izpolnjujejo funkcijo posredovanja jasnega sporočila.
- Uporablja se formalni, preprost in jasen jezik.
- Veljajo vljudnostne formule.
- Vsebina je kratka in natančna (manjše podrobnosti niso navedene).
- Izpostavljene so popolne in potrebne informacije.
- Ideje so predstavljene po pomembnosti s kratkimi, skladnimi odstavki.
- Na splošno so ta pisma naslovljena na neznance.
